| 浅谈企业项目建设中资料的管理与保密 |
| 发布日期：2008年03月28日 消息来源：经理日报 作者：胡爱苹 阅读 730 〖 大 中 小
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中国糖酒网-浅谈企业项目建设中资料的管理与保密
企业的工程项目建设从提出、筹备、勘探、设计、施工到竣工投产，将形成众多的文字材料、计算材料、声像材料以及图纸、图表等资料。它是工程项目建设的重要档案和历史见证，它倾注着全体工程技术人员和建设者的心血，同样它可能包含着企业的核心技术和关键技术，这些资料是国家和企业的宝贵财富，关乎企业的生存和发展。因此，加强企业工程项目建设中资料的管理与保密，是一件不容忽视的工作，至关重要、意义重大。
那么，如何做好企业项目建设中资料的管理与保密呢？笔者从多年工作实践中感受到：一是要重视在工程项目建设过程中，即资料形成阶段的管理与保密，这是基础，也是关键。做好了这个阶段的工作，将为资料的归档以至档案的有效利用奠定一个良好基础；二是在工程项目竣工验收资料归档完成后，要加强档案的利用与监督，这是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止和纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。
在工程项目建设过程中，将有众多资料形成，无论是文字资料，还是声像资料，抑或是图纸、图表等，首先要明确资料的归档范围，认真做好这些资料的分类和任务划分，一定要做到归档范围准确，资料分类统一，任务划分到位，切不可无头无序；其次要按照有关要求，做好竣工图纸、资料的整理、编制，为资料的最终归档创造条件、打好基础。
笔者认为：资料的归档范围应该包括以下内容，即项目建设的申请报告、上级批文、可行性研究论证报告、谈判材料、征迁文件、地质勘探报告、设计任务书、设计合同、初步设计、工程概算、设计计算书、设计图纸、施工招标、投标、承发包合同、协议书、预算、决算、设备订货合同、设备图纸、设备说明书、合格证及施工管理全过程中的资料等；资料的分类大体上可按项目提出、项目筹备、项目设计和项目施工及验收四个阶段形成的资料进行区分；关于资料整理任务的划分，原则上应由担负工作任务的单位和部门按归档要求收集、整理，建设单位或档案管理部门统一汇总整理归档。
至于竣工图纸、资料的整理、编制，则应该严格按照以下要求进行：
1、竣工资料要做到边施工、边收集、边整理。
2、资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁。
3、分类分项明确，封面、目录、清单资料齐全，排列有序，逐页编码。
4、凡是利用原图编制竣工图的，图面必须达到八成新以上，无油污、无磨损，图字清晰，并在标题栏右上角空白处加盖竣工图章后方可作为竣工图。竣工图编制人、技术负责人应逐张图签字。
5、对结构、形式工艺发生重大变化的，由施工单位按照实际情况绘制竣工图。设计变化不大的，施工单位可将变更部分修改在原施工图上，加盖竣工图章后作为竣工图。
6、竣工图等资料整理时，必须按工程项目、专业类别和图号组卷，折叠成要求的幅面，露出标题栏，以方便查阅。
7、图纸、隐蔽工程记录等重要资料，必须用碳素墨水绘制和书写，禁止复写和使用复印件。
8、文字材料以A4纸为准，左边留出3厘米宽的装订线，应用棉线装订在工程项目竣工验收资料归档完成后，档案的利用与监督显得尤为重要，这将为项目建成后进行生产、维修、改造扩建、事故处理以及拆除等工作，提供重要的、唯一的技术依据。
如何做好档案的利用与监督，我认为应该采取以下措施：
一是加强制度建设。应建立严格的阅览制度、外借制度、复制制度等规章制度。根据企业实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
二是加强队伍建设。档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的政治、业务和文化素质。政治上，要有高度的责任心和敬业精神，热爱档案和档案事业；业务上，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；文化上，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
三是严格监督措施。在档案利用中，要强化保密意识，防止核心技术的泄密，要掌握不同的利用对象的不同目的，加强重点监护。档案人员要做到“三勤”：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失，严防泄密。
企业工程项目建设中的资料管理与保密，是一项复杂细致的工作，仁者见仁，智者见智。只要我们勤于思考，善于总结，勇于实践，就一定能够做好、做到位，更好地为企业发展建设服务。
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